Automatyzacja zamówień w Apilo i Base: jak projektować dobre reguły

Dobra reguła automatyczna jest zrozumiała również pół roku po jej utworzeniu. Ma jednoznaczne zdarzenie, wąskie warunki, przewidywalne akcje oraz zachowanie po błędzie. Liczba dostępnych funkcji jest mniej ważna niż jakość projektu procesu.

W skrócie

• Zapisz regułę językiem biznesowym przed konfiguracją.
• Rozdziel zdarzenie, warunki i akcje.
• Nie używaj statusu jednocześnie jako etapu, błędu i sygnału technicznego.
• Zatrzymuj kolejne akcje, gdy zależą od kroku zakończonego błędem.
• Testuj na osobnym kanale lub małej grupie zamówień.

Model reguły

Regułę opisz zdaniem: „Gdy zamówienie zostanie opłacone, jeśli pochodzi z kanału X i ma kompletne dane, utwórz dokument, przesyłkę, zmień status i wyślij wiadomość”. Następnie wskaż, które kroki są zależne oraz co ma się wydarzyć przy braku danych.

Zdarzenia

Zdarzeniem może być pobranie zamówienia, zmiana statusu, płatność, upływ czasu lub działanie operatora. Zdarzenie własne przydaje się tam, gdzie człowiek musi potwierdzić pakowanie albo kontrolę jakości. Nie uruchamiaj tej samej logiki z wielu zdarzeń bez ochrony przed powtórzeniem.

Warunki

Warunki ograniczają zakres. Używaj źródła, kraju, płatności, dostawy, statusu, produktów, tagów i pól dodatkowych. Sprawdź wartości puste. Reguła „kraj inny niż Polska” może przypadkowo objąć rekord bez kraju.

Kolejność akcji

Najpierw walidacja, później dokument lub rezerwacja, następnie przesyłka i dopiero komunikacja. Jeśli faktura nie powstała, wiadomość z fakturą musi zostać zatrzymana. Base udostępnia mechanizm „Przerwij po błędzie” dla części akcji. W Apilo należy sprawdzić aktualne możliwości konkretnego procesu.

Statusy

Zbuduj mały, czytelny model statusów: nowe, oczekuje na płatność, gotowe do realizacji, kompletacja, spakowane, wysłane, wyjątek, anulowane. Status techniczny nie powinien udawać etapu widocznego dla klienta.

Przykład procesu

Po opłaceniu zamówienia system sprawdza dane i stan. Jeśli wszystko jest poprawne, rezerwuje towar i kieruje zamówienie do kompletacji. Skan operatora uruchamia tworzenie paczki. Numer przesyłki pozwala przejść do statusu wysłane oraz wysłać wiadomość. Każdy błąd trafia do kolejki z opisem.

Testy

Sprawdź zamówienie poprawne, pobranie, brak telefonu, produkt bez mapowania, brak stanu, duplikat zdarzenia, błąd dokumentu, błąd kuriera, anulowanie i zwrot. Powtórz zdarzenie i upewnij się, że nie powstała druga paczka.

Utrzymanie

Nadawaj regułom nazwy opisujące cel. Dodawaj opis i właściciela. Grupuj procesy. Raz w miesiącu przeglądaj błędy, reguły nieaktywne oraz wyjątki obsługiwane ręcznie. Zmiana marketplace lub ERP może wymagać ponownego testu.

Najczęstsze błędy

• Jedna ogromna reguła dla wszystkich kanałów.
• Warunki oparte na niekontrolowanym tekście.
• Brak kolejki błędów.
• Wiadomość wysyłana przed potwierdzeniem skutku.
• Brak testu powtórzenia i anulowania.
• Nieudokumentowane zależności pomiędzy regułami.

Podsumowanie

Automatyzacja zamówień powinna odzwierciedlać proces, nie przypadkową kolejność kliknięć. Zacznij od wąskiego scenariusza, dodaj kontrolę błędów i historię, a dopiero później zwiększaj zakres.

Źródła

1. https://base.com/pl-PL/pomoc/wiedza/automatyczne-akcje/
2. https://base.com/pl-PL/pomoc/wiedza/typy-akcji-automatycznych/
3. https://base.com/pl-PL/pomoc/wiedza/akcje-automatycznie-zdarzenia-systemowe/
4. https://base.com/pl-PL/pomoc/wiedza/akcje-automatyczne-zdarzenia-wlasne/
5. https://apilo.com/pl/pomoc/